Freelance bestuurssecretaresse

Zwolle - 24 uur per week

Ben je accuraat, dienstverlenend, vrolijk en een kei in je vak? Dan zijn we op zoek naar jou!

In de rol van Bestuurssecretaresse werk je voor de Raad van Bestuur van een zorgorganisatie in Zwolle.

Je voelt je als een vis in het water bij de voorbereiding, monitoring en organisatie van werkzaamheden ter ondersteuning van de raad van bestuur en de secretaris raad van bestuur die in een complexe omgeving opereert. Je voert alle voorkomende werkzaamheden uit om de raad van bestuur en de secretaris raad van bestuur optimaal te laten functioneren en zorgt voor het stroomlijnen en structureren van de dagelijkse gang van zaken binnen het secretariaat. Zo beheer je bijvoorbeeld de agenda’s, coördineer en organiseer je afspraken en bijeenkomsten en fungeer je als aanspreekpunt voor in- en externe relaties. Je bereidt een aantal vergaderingen binnen de aandachtsgebieden van de raad van bestuur en de secretaris raad van bestuur goed en tijdig voor (convoceren, agenderen, voorbereiden, notuleren) en je bewaakt de follow-up en voortgang van actiepunten en besluiten. Daarnaast stel je veelvoorkomende correspondentie op, beheert de informatiestromen en zorg je dat alle binnenkomende post en telefoongesprekken adequaat worden afgehandeld. Met de andere secretaresse raad van bestuur op het secretariaat worden de taken verdeeld en worden afspraken gemaakt aan welke personen je in het bijzonder ondersteuning verleent. Bij afwezigheid vervangen jullie elkaar.

Jouw taken

  • Agendabeheer
  • Organiseren van bijeenkomsten
  • Aanspreekpunt voor in- en externe relaties
  • Convoceren, agenderen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen
  • Bewaken van actiepunten en besluiten
  • Afhandelen post & telefoongesprekken

Wie zoeken wij

  • Je beschikt over een hbo werk- en denkniveau en een afgeronde hbo-opleiding tot directiesecretaresse of officemanager en hebt minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie
  • Je ondersteunt, plant en organiseert graag.
  • Je beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  • Je hebt ervaring met notuleren en het opstellen van correspondentie.
  • Je bent goed georganiseerd, snel en accuraat, representatief en stressbestendig en vindt het leuk om actief mee te denken over het vergroten van de efficiëntie van werkzaamheden.
  • Je kunt de urgentie van inkomende vragen en verzoeken inschatten, prioriteiten stellen, planmatig werken en afspraken op tijd en volgens de wensen realiseren.
  • Je hebt een proactieve en flexibele houding, een positieve instelling, bent resultaat- en klantgericht, bent integer en beschikt over goede communicatie skills en omgevingssensitiviteit.
  • Naast samenwerken kun jij ook prima zelfstandig werken en weet jij je werk ook op afstand (thuiswerken) goed te organiseren. Je bent bereid soms ook buiten kantoortijden te werken.
  • Je hebt kennis en ervaring met de digitale werkwereld van vandaag de dag, zoals diverse officeprogramma’s en iBabs en je vindt het leuk om bij te dragen aan een verdere digitalisering van de werkzaamheden.

Over de opdrachtgever

  • Een dynamische functie met betrokken medewerkers, een uitdagende doelgroep en uitzicht op een vast dienstverband.
  • Een prettige werksfeer binnen een organisatie die volop in ontwikkeling is.
  • Een ontwikkelingsgerichte organisatie die creativiteit, innovatie en daadkracht stimuleert.

Praktische informatie

  • 24 uur per week. Dinsdag en donderdag op kantoor, derde dag in overleg in te vullen
  • Regio Zwolle
  • Per direct voor een periode van 6 maanden

Heb je vragen over deze vacature?
Neem dan contact op met Elonique Dalhuisen of Angelien van der Zanden via 0486-477799 of welkom@eva-support.nl

Solliciteren?

Herken jij jezelf in deze vacature? Stuur je sollicitatiebrief en CV naar ons via onderstaande button